В ТГУ внедряется автоматизированная система управления вузом на базе программного продукта «1С». О том, как университет переходит на электронный документооборот, почему это сложнее, чем в бизнесе, мы поговорили с проректором по информатизации ТГУ Олегом Змеевым.

Когда в 2013 году компания «1С» представила новое корпоративное решение «1С: Университет», мы, наверное, стали одним из первых ведущих вузов в Российской Федерации, кто поверил в этот программный продукт и начал на его базе реализовывать проект по модернизации информационных систем ТГУ.
«1С» – это комплексное решение для автоматизации деятельности всего университета, он состоит из отдельных блоков. И так получилось, что мы стали первыми, кто набивал шишки, отрабатывая блок, связанный с аспирантурой. В тот момент, когда мы приобрели «1С», проходило становление аспирантуры как третьей ступени высшего образования, и нам нужно было делать новую операционную систему, что мы и стали выполнять в рамках «1С: Университет».

* * *
Как показала практика, тематика автоматизации деятельности вузов многим интересна. Особенно в связи с тем, что в стандартах третьего поколения появилось понятие единой информационной среды и, судя по всему, тенденция активного использования информационных систем в деятельности университетов будет нарастать, в том числе и в требованиях Министерства.
Автоматизация деятельности вузов – сложный процесс, на мой взгляд, на порядок сложнее, чем автоматизировать какие-то бизнес-процессы на конкретных предприятиях. Университет – объект сложный, он живет в разных ортогональных плоскостях и постоянно меняется. Причем все приходится делать в условиях ограничения бюджета, сроков, количества людей… Соответственно, решения должны быть четко стратегически просчитаны, ведь последствия этих решений влияют на то, что происходит в вузе. Это достаточно животрепещущая тема, поэтому она получила резонанс.

* * *
Мы последовательно создаем единую информационную систему для управления вузом, может быть, не так быстро, как хотелось бы. Мы планомерно и спокойно перешли на кадровую систему «1С». Это позволило нам интегрировать все решения, связанные с преподавателями. Сейчас у нас существуют личные карточки преподавателей с эффектом одной точки ввода, когда вся информация из разных систем концентрируется в одном месте (сайт persona.tsu.ru).
Это решение интегрировано и вертикально, и горизонтально. Например, если у вас есть публикация, она появляется в вашей карточке со всеми выходными данными, вплоть до того, что вы можете получить доступ к ней в виде pdf-файла, лежащего на сайте Научной библиотеки ТГУ. Это достаточно хорошее решение, и мы неплохо выглядим на фоне других вузов, которые участвуют в "Проекте 5-100".

* * *
Факультеты информатики и философский являются двумя пилотными. ФИнф активно работает с автоматизацией вопросов, связанных с планированием и распределением учебной нагрузки. А ФсФ – над тематикой интеграции «1С: Университет» и системы Moodle. Например, если занятия проводятся в системе Moodle, они автоматически фиксируются и учитываются в системе «1С: Университет».
Еще один проект находится в состоянии опытной эксплуатации – работа с иностранными абитуриентами. Человек с любой точки мира может зарегистрироваться на сайте, получить доступ к нашей системе, отправить заявку на поступление. За этим привычным интерфейсом лежит CRM-система взаимодействия с клиентами, внутри которой запускается соответствующий процесс обработки заявки. Текущие обращения в управление международных связей делаются уже с помощью этой системы, и мы планируем активно использовать это решение в ходе приемной кампании.

* * *
В сентябре мы планируем перейти на систему 1С в той части, которая касается «студенческого» документооборота. Наконец-то получим единую точку ввода данных и сбора информации по студентам. Фактически у нас появится централизованное хранилище, в котором можно получить информацию по любому студенту, обучающемуся в университете. И логичным продолжением этой работы станет личный кабинет студента, который будет выглядеть примерно так же, как и у преподавателя, с учетом специфики, конечно.
Мы продолжим работать над блоком, связанным с управлением учебным процессом. В следующем году планируем перейти на новую систему организации приемной кампании.

Марина Сенинг